為規范煤礦安全監察執法活動，根據有關法律、法規和目前煤礦安全的實際情況，國家煤礦安全監察局制定并印發了煤礦安全監察執法文書樣式。要正確使用安全監察執法文書，應把握以下幾個方面。
一、 執法文書的涵義及特征
執法文書，是執法機關依照法定程序，在進行訴訟或者與訴訟有聯系的非訴訟活動中，依據事實，適用法律、法規所制作并使用或者提交的具有法律效力或者法律意義的文書。執法文書是法律文書的一種，具有以下特證：
1． 鮮明的人民性。執法文書是確認一定法律行為或者有關法律事實的真實性和合法性的文書。其實質是以保護人民、維護法制為歸宿的。我們的法律是國家和人民意志的體現，反映法律實施結果的執法文書，必然要以人民利益為根本而又服務于人民。
2． 法定的強制性。執法文書同法律一樣，是以國家強制力為保證的。這種強制性表現在兩個方面：一是依法必須執行，不具有任意性。二是非經法定程序不得任意改變。
3． 制作的合法性。執法文書是依據法定的執法活動而產生的法律文書，因此它的制作必須合乎法律規定，不能任意制作。
4． 形式的規范性。執法文書是嚴肅的文書，是內容合法與形式規范有機結合的統一體。形式規范是執法文書區別于其他公文的重要標志。
二、 執法文書的種類及作用
煤礦安全監察執法文書目前暫定為7種形式，可分為四類。
1． 筆錄類文書。包括煤礦安全監察現場檢查筆錄和煤礦安全監察聽證筆錄。現場檢查筆錄是煤礦現場安全情況的真實記錄，是現場處理決定的依據，是以后進行訴訟活動的原始資料和案件事實，所以，必須真實、準確、詳盡。聽證筆錄是聽證參加人對違法事實、證據進行申辯和質證的原始記錄，是進行較重行政處罰的主要依據。聽證程序是行政執法活動中不可缺少的法定程序，沒有司法文書而實施的程序不具有法律效力。
2． 決定類文書。包括煤礦安全監察現場處理決定書、煤礦安全監察行政處罰決定書和煤礦安全監察復查意見書。這三種文書是監察機構針對監察對象的違法行為所進行的處理、處罰和復查。這類文書應清楚地反映案件事實、證據是否確實充分，適用法律是否準確，處理結果是否正確。它既是檢驗辦案質量的標尺，也是對案件進行申訴待查的重要依據，還是進行法制宣傳教育的素材。
3． 公函類文書。這里指煤礦安全監察依法吊銷采礦許可證移送書。監察機構在處理違法事件時，發現處理的事項有不屬于監察機關職責范圍內的，則移送有處理權的單位處理，接受移送的單位或者機關應當將處理結果告知監察機關。
4． 通知類文書。這里指煤礦安全監察行政處罰送達回執。它是當事人收到行政處罰決定書的記錄，是行政處罰生效的基礎，是當事人進行行政復議和行政訴訟的依據。是法律實施的一個重要方式。
三、 使用執法文書應注意的幾個問題
1． 尊重客觀事實。制作和使用執法文書，任何時候都要實事求是，不能為適應某種需要而不顧客觀事實。敘述事實，寫明證據，不夸大，不縮小，不捕風捉影，不虛構事實。執法文書是依法公之于世的文書，理所當然要置于社會的監督之下，不能搞“暗箱操作”，應增強文書的透明度。
2． 嚴格依法辦事。執法文書是具有法律效力和法律意義的專用文書，也是國家法律實施的重要手段之一。執法文書的制作和使用是執法活動的組成部分，不同的執法程序有相應不同的執法文書。執法者應當按照程序的要求進行制作執法文書，不能超越程序。
3． 文書填寫要認真準確。執法文書的填寫必須嚴肅認真，一絲不茍。每一種文書的填寫都應按樣式，認真寫作。使填寫的文書能如實反映案件的原貌。各項欄目內容要填寫恰當，不錯不漏；欄內無內容可填的，應寫“無”，不能空著。上下相連兩欄填寫內容一致的，也不能用“同上”代替，要具體寫準。特別是對處罰結果的表述，在定稿以前，制作者一定要認真細致地進行校閱，發現問題及時修正，不能出現筆誤、差錯。避免出現“一時筆下誤，訴訟找上門”的麻煩。
4．文書制作要及時。監察執法貴在及時，反映執法過程和結果的執法文書，必須及時制作，不能拖延。凡是法律有明確規定時限的，必須在法定的時限內完成。比如，行政處罰決定書，如果由于制作拖延，超過了法定期限，那就會制約整體工作進程，影響執法效果，甚至引起行政訴訟。執法文書之間應互相協調，前一個執法程序的文書應為后一個執法程序文書的運作提供基礎。
