第一章? 總則
第1條 為進一步規范公司公文管理，促進公文制訂、接收、發放及存檔工作的程序化、制度化、標準化，確保國家、地方行業法規及公司政策、制度、工作指示、工作匯報等及時上傳下達和跟進落實，提高行政工作效率和質量，制訂本辦法。
第2條 本辦法適用于公司所有公文的收發、閱批、分轉與歸檔等整個過程的辦理與控制。
第3條 主要職責。
1.集團領導：負責公文的審核、批示、簽發等。
2.集團企業管理中心：負責重要公文的起草、公文的審核、有關公文規范的制定；
3.集團行政管理中心：負責公文的收發實施、傳閱、督辦、歸檔等。
4.集團各中心：負責對相關收文的批辦及本部門所發公文的起草與核稿等。
第二章? 公文的類別
第4條 按照公文來源，將公文分為外來公文與內部公文兩類。
1.外來公文指政府部門、行業主管部門等外單位（轉）發給公司的公文。
2.內部公文指在公司內部使用的公文，包括集團下發的或下屬各單位下發的規章制度、通知、通告、通報、任命、決定、計劃總結報告、會議紀要和階段性規定等。
第5條 按照公文收發的單位層級方向，將公文分為上行文、下行文、平行文三類。
1.上行文，指各單位向上級單位或公司職能管理部門請求指示、匯報工作、反映情況、答復詢問所用的公文，文種有“請示、報告”。
2.下行文，指公司或公司職能管理部門向各單位下發的文件，文種有“指示、批復、通知、通報、決定、決議”等。
3.平行文，指沒有行政隸屬關系或職能管理關系的各單位用于聯系業務或往來活動的知照性文件，文種有“函”。
第6條 按照公文的文種，將公文分為正式公文與非正式公文。
1.正式公文包括：決定、通知、通報、管理辦法、條例、規定等。
2.非正式公文包括：會議通知、會議紀要、工作聯絡函、臨時授權委托書、請示、報告、申請等。
第7條 按照公文的保密等級劃分，分為普通公文與保密公文。
第8條 常見公文文種的選用。
1.指示：領導對下級單位布置工作，闡明工作、活動的指導原則。
2.決定：對某些重要事項做出決定和對重大行動做出安排。
3.決議：經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項。
4.通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者知悉的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不隸屬單位的公文，可帶附件；對內部公布規章制度、人事任免以及其他需知照和共同執行的事項、計劃、規劃、規定等。
5.通告：在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。
6.布告：對公眾公布應當遵守或周知的事項。
7.公告：向國內宣布重大事件。
8.通報：表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項。
9.報告：向領導、上級單位匯報工作，反映情況；重要會議的發言稿。
10.會議紀要：經營分析會、總結計劃會、工作例會、專題會議等重要會議的內容綱要、規定事項和工作指示等。
11.請示：向領導、上級單位請示某項工作中的重要問題、明確某項政策界限、審核批準某些重要事項。
12.申請：向上級或同級別請求批準一般事項。
13.批復：答復下級部門（單位）的請求事項。
14.函：平行單位間聯系業務、洽談工作或知照相關方；向無隸屬關系的有關主管部門（單位）請求批準和答復審批事項。
第三章? 收文管理
第9條 收文主體及范圍。
1.公司外來公文的收文工作由行政管理中心負責。外來公文主要分為業務收文（含建設集團業務及其他業務）、黨委收文、工會收文三大類。
2.公司內部公文的收文工作由相關業務部門辦理，對重要公文應轉交行政管理中心歸檔（參見《檔案管理辦法》）。
第10條 外來公文的簽收。
1.凡外來公啟文件均由行政管理中心統一簽收，并填寫《外部收文登記表》。在簽收和拆封時，要認真核對封口與郵戳。發現函件有異常應查明原因，做出相應處理。
2.對于政府部門、行業主管部門等重要機構發來的機要文件要進行信封、文件、文號、機密編號的檢查，發現問題要及時上報，并作異常登記。
3.行政管理中心對各類收到的文件與資料進行分類編號，以利于統計和查閱。對政府來文、行業來文可作更細分類，并進行統一編號。
第11條 收文批辦流程（走OA流程），相關工作標準詳見《外部收文流程規范》。
1.建設集團收文：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→總裁批示→機要秘書發送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。
2.黨委收文：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→行政副總裁審核→黨委書記批示→機要秘書發送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。
3.工會收文：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→工會主席審核→黨委書記批示→機要秘書發送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。
第12條 收文批辦注意事項。
1.效率意識。為加速文件運轉，行政管理中心人員應根據文件緊急程度與重要度，及時發起OA流程；在領導批示后，督促各部門批辦，并及時歸檔。
2.保密工作。傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，任何人不得將重要文件帶回家和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露其內容。如需備查，應按照有關保密規定，并征得行政管理中心主任同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔、周轉。
第13條 本公司人員外出參加會議帶回的文件及資料，及時送交行政管理中心進行登記（參見《檔案管理辦法》）。
第四章? 發文管理
第14條 發文主體。公司正式公文的發文工作由行政管理中心負責。各部門、各組織（黨委、工會等）需要正式向上反映重要情況或向下安排布置重要工作要求發文的，向行政管理中心提出發文申請，并由行政管理中心發文。
第15條 發文范圍。凡是以公司名義，由行政管理中心發出的文件、通告、制度、決定、決議、請示、報告等，均屬于發文范圍。
第16條 發文批辦流程（走OA流程），相關工作標準詳見《內部發文流程規范》。
1.建設集團發文：部門發起人→部門負責人審批→業務分管領導審批→企業管理中心主任核稿→總裁簽發→董事長簽發→行政管理中心主任填寫辦理意見→行政管理中心編號、打印分發→行政管理中心歸檔。
2.黨委發文：企業管理中心主任起草→行政副總裁核稿→黨委書記簽發→行政管理中心編號、打印分發→行政管理中心歸檔。
3.工會發文：企業管理中心主任起草→工會主席核稿→黨委書記簽發→行政管理中心編號、打印分發→行政管理中心歸檔。
第17條 發文格式要求。行政公文一般有公文版頭、發文字號、標題、主送單位、正文、附件說明、生效日期、版尾（主題詞、抄送單位、印發說明、頁碼），見《公文格式模板》（詳見附件1-10）。
1.版頭。在公文首頁正上方為紅色方正粗宋字體，字樣為“**建設集團股份有限公司文件”或者“**建設集團股份有限公司××委員會文件”，代表公文屬性，如“**建設集團股份有限公司工會委員會文件”。
2.發文字號。字號由三部分組成，前面用“**建設××”表示公文類別（詳見附件13《公司發文編號規則》），中間為年份，后面為本年份該類公文的順序編號，如“**建設〔2011〕12號”。
3.標題。指精煉、準確概括公文主要內容的綱要性文字，末尾應含文種，整個標題中一般不含標點符號（除頒發規章制度或轉發其他公文時加書名號、并列單位間加頓號外），如“關于××季度質量、安全大檢查通報”。
4.主送單位。在標題下，頂格寫明主送對象，末尾加冒號，如“各區域公司、項目部：”。除下行文和平行文之外，上行文一般只有一個主送單位。
5.正文。指公文的正式內容，應層次分明，條理清晰，并以規范字體、字號書寫。
6.附件說明。公文如有附件，應緊接正文（正文下間隔一行，行首空一格）標明附件的順序號、名稱。附件應在版尾后另起一頁，并盡可能與公文正本裝訂在一起；如篇幅較長或版式復雜的，可分開裝訂，并在附件首頁的左上角注明發文字號。
7.生效日期。生效日期需另起一行，用漢字注明年月日（如二〇××年六月十九日）。生效日期距右側4個漢字距離。
8.版尾。版尾內容在公文末尾，一般有四行：第一行為關鍵詞，各關鍵詞之間空一格；第二行為抄送單位，各抄送單位之間以頓號隔開，末尾用句號；第三行為印發單位（一般寫公司全稱或公司的某個組織）及印發日期（如20××年6月19日印發）；第四行寫明印發份數，靠右排列。
9.頁碼：公文超過3頁，應在文檔底部靠右標明頁碼，頁碼左右兩側無需加橫線。
第18條 發文批辦注意事項。
1.各類文件的起草者，應注意公文內容的嚴密性與格式的規范性，起草完畢后應先確認無明顯疏漏后，再發起OA流程進行批辦。
2.行政管理中心在應對公文進行規范排版，再行打印分發；分發時嚴格按既定發文范圍進行發放。
第五章? 其他管理
第19條 公文的記錄、統計與歸檔。
1.記錄。行政管理中心應及時在辦公自動化（OA）系統上填寫《外部收文登記表》（附件11）、《內部發文登記表》（附件12），按公文形成的時間順序，結合事由進行排列編號，并填寫文件目錄。目錄內容包括序號、文件名稱、類別、頁數、時間（接收、發放等）、文件編號、使用部門/簽收人員、備注等項目，形成系統的收文與發文臺帳。
2.統計。行政管理中心應定期對收發的公文進行數量、批辦所用時間等項目進行統計分析、總結，不斷提高公文辦事效率與效能。
3.歸檔。所有具有保留和備查作用的公司文件，行政管理中心必須整理歸檔（參見《檔案管理辦法》），統一保管。
第20條 各部門參與的公文工作。
1.各部門對外部收文的批辦過程中，應及時記錄、總結相關問題，將重要情況向公司領導匯報并通告相關部門。
2.各部門對所發起的公文，負有督促執行與過程監察的職責，對執行過程中發生的問題及時記錄、總結，對重要情況應向公司領導匯報并通告相關部門。
3.各部門應對本部門所參與的公文進行分類統計，視文件保密等級對有關文件存根備查。
第六章? 附則
第21條 本辦法由集團企業管理中心、行政管理中心負責起草、修訂、監督執行及解釋。
第22條 本辦法經集團高層經營班子會議審議通過，自下發之日起執行。
第23條 附件：（1）公文式樣一[集團下行文]；（2）公文式樣二[集團上行文]；（3）公文式樣三[集團公司會議紀要]；（4）公文式樣四[集團公司函]；（5）公文式樣五[集團公司日常通知]；（6）公文式樣六[區域公司下行文]；（7）公文式樣七[區域公司上行文]；（8）公文式樣八[區域公司會議紀要]；（9）公文式樣九[區域公司函]；（10）公文式樣十[區域公司日常通知]；（11）外部收文登記表；（12）內部發文登記表；（13）公司發文編號規則。
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