會議管理辦法

第一章? 總則
第1條 為規范公司會議管理，提高會議質量和效率，制定本辦法。
第2條 本辦法適用于公司各級、各類會議的組織和管理。
第3條 主要職責。
1.集團領導：負責重要會議計劃方案及會議紀要的審批。
2.集團行政管理中心：負責會議計劃方案的策劃、落實以及會議的通知、考勤、紀律管理、后勤服務等。
3.集團各中心：負責相關會議組織、召開、參與、準備及會議決定的落實等。
第二章? 會議類型
第4條 固定會議。主要指公司級別的相對固定的大型綜合會或專題會議等。
會議名稱 召集部門 會議周期 參會人員 議題和活動
股東大會 董事會 年度
每年4月 股東、董事會成員、監事會成員；集團中高層以上管理人員和各分公司經理 審議通過董事會、監事會工作報告以及財務工作報告
公司年會 企業管理
中心 年度
春節前半個月左右 分公司主要管理人員，獲獎人員，部分項目經理，總部全員 年度工作報告、年度表彰、年終聚餐
經營工作會議 經營管理
中心 半年度
過年后和6月底 各分公司經理、經營負責人、部分項目經理；集團總部各部門負責人 經營工作總結及座談
財務工作會議 財務管理
中心 半年度
過年后和6月底 集團財務部門全員
各分公司財務負責人 財務工作總結及座談
質安工作會議 工程管理
中心 半年度
過年后和6月底 集團工程部門全員
各分公司負責人 工程質量、安全、創優的總結與座談
公司例會 企業管理
中心 每周
周一召開 公司高管
各部門負責人 上周重大問題及部門計劃執行情況等
第5條 非固定會議。指各種非固定的專題會議、接待會議、研討會以及其他各種臨時會議。包括信息化會議、接待上級主管主管部門與合作單位的會議，部門研討會、培訓會議等。
第6條 會議的形式。可分為現場會議、視頻會議、電話會議等。年度、半年度的固定大型會議，需要現場參與；其他會議可根據情況靈活選擇相應的會議形式，但應保證一定的現場會議次數。
第三章? 會議計劃
第7條 制定會議計劃方案。按固定、非固定兩類會議，行政管理中心做不同的計劃方案。
1.固定會議計劃：行政管理中心可在每年年末制定第二年的會議計劃（不含每周例會），填寫《會議計劃表》，并上報集團領導審批，在第二年年初公布計劃。
2.非固定會議計劃：各會議組織部門需在每月25號前向行政管理中心呈報會議需求，填寫《會議需求表》，行政管理中心收到會議需求后，進行統一規劃，制定月度會議計劃，填寫《會議計劃表》，并將方案上報集團領導，經協調確認審批后，行政管理中心負責在每月30號公布下月會議計劃安排。
3.每周例會固定在每周一上午9:00在公司會議室召開，特殊情況需變動的，應于上周周四發出下周例會變動計劃的通知。
第8條 組織實施。行政管理中心負責協助其他部門組織會議，其他部門負責具體的會議計劃實施，組織協調人員，主持召開會議。
第9條 計劃控制。行政管理中心負責督促其他各部門執行會議計劃，當出現臨時突發狀況，行政管理中心負責及時調整計劃，合理安排，保證會議的順利召開。
第四章? 會議準備
第10條 公布會議通知。會議通知由責任部門提前3天擬定（大型會議需提前7天），責任部門按《會議通知》模板（附件3）填寫好內容，通知的內容包括會議時間、參會人員、討論主題、會議議程等，經部門負責人確認后發給行政管理中心，行政管理中心審核后進行公布。
第11條 會場安排。行政管理中心協助會議責任部門按照會議要求，負責會場準備，按照《會議準備確認表》準備好各類物品，責任部門負責人和行政管理中心負責人進行確認。對于電話會議和視頻會議，應事先請公司系統管理員調試，確保設備正常運轉。
第12條 會議室使用。會議室的使用由行政管理中心統一安排，行政管理中心負責安排清潔人員打掃會議室，保持會議室的干凈、整潔。臨時需用會議室的部門及人員要通知行政管理中心，行政信心中心進行登記，并準備相關物品，安排會后打掃。
第13條 參會人員、場地、住宿、用餐等事項確認。責任部門在會議通知發出以后在開會之前，必須安排專人負責會議場地、參會人員的確認工作。
第14條 參會人員預備工作。
1.參會人員需按會議通知要求準備會議材料。材料內容包括上次會議決議的實施情況、上一階段主要工作、下一步工作計劃、擬提交討論的議案等。
2.參會人員如有重要材料容匯報，應提前至少一天發送給其他參會人員。
3.不允許提出對于本次會議未準備討論的議題或本部門內部協調即可解決的問題。
第五章? 會議召開
第15條 會場紀律。
1.準時出席，不遲到、早退、缺席；
2.會議期間關閉通信工具或將通信工具設在振動位置，確需接聽時，應到會議室外，切勿影響會議的正常進行。
3.會議期間不準大聲喧嘩、交頭接耳或打瞌睡；
4.與會人員不準做與會議無關的雜事，不得在會場上隨意走動。
5.不泄露會議機密，妥善保管會議材料，不得向無關人員泄露會議內容。
第16條 簽到。與會人員在《會議簽到表》上簽到，會議記錄人員或會議組織部門指定專人對簽到進行確認。
第17條 會議議程原則。會議組織者要明確會議議程原則，并向會議主持人和記錄人等轉達議程原則，以確保會議的有效進行。
1.會議主持。會議由主持人負責引導會議進程，完成會議的各項議程。
2.會議記錄。組織者指定專人做會議記錄，會議記錄可采用錄音、筆錄、攝影等方式，以確保記錄準確。重要會議應安排拍照，供公司新聞稿用。
3.時間控制。主持人按照會議議程控制會議時間，會議記錄人員對主持人做出提醒，經主持人提議可以適當延長會議時間。
4.主題明確。會議圍繞會議主題進行發言、討論，主持人要確保主題明確，對跑題、偏題的發言要及時指出，會議記錄人員對主持人做出提醒。
5.形成決議。會議最后要形成決議或結果，由主持人確認。
6.會議結題。主持人在會議最后做出總結，宣布會議決議或結果。
第六章? 會后落實
第18條 會議材料的整理與存檔。
1.會議材料搜集、匯總。在會后1天內，會議發言人應將本人會議上所用書面材料的電子稿提交會議記錄員和行政管理中心。
2.會議紀要整理、發布。在會后2天內，會議記錄員整理好會議紀要，提交給部門領導或集團領導審閱后，再交給行政管理中心，由行政管理中心負責發送給相關部門。
3.存檔、備案。行政管理中心檔案管理人員，對會議材料和會議紀要進行歸類存檔，作為公司的知識資源。
第19條 決議落實。會議上形成的決議由相關主管部門負責督辦、落實，決議的完成情況由監督審計中心負責監督、檢查，并計入部門考核。
第20條 會議統計。行政管理中心每月3號之前匯總上月會議情況形成《每月會議完成報表》，內容包括會議計劃與執行、會議考勤、紀律、會議決議等；及時收集會議決議的執行進度，并適時公布。
第七章? 會議總結
第21條 會議管理總結。行政管理中心每個月對會議管理的實際情況做出總結，包括執行情況、問題、建議等，并根據會議管理經驗，不斷完善會議管理辦法和流程。
第22條 會議運行總結。各部門應對會議的有效性進行總結，提出意見和建議，組織專題會議研討會議召開的頻次與方式、會后實施與監督辦法，不斷改進會議效率、質量。
第23條 會議中，各部門應對上一個周期會議上提出各項問題的解決情況進行反饋，有結果的反饋結果，沒有結果的則反饋具體解決到哪一步，預計還有多少時間能完成，明確時間和主要推進步驟。
第八章? 附則
第24條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監督執行及解釋。
第25條 本辦法經集團高層經營班子會議審議通過，自下發之日起執行。
第26條 附件：（1）會議計劃表；（2）會議需求表；（3）會議通知；（4）會場準備確認表；（5）會議簽到表；（6）每月會議完成報表。
?