辦公室管理制度

一、文件資料管理制度

1、總則

為保證項目施工現場使用的文件和資料得到有效管理，特制定本制度

2、適用范圍

本制度適用于對公司實施項目管理體系要求所形成的全部文件和資料，包括適當范圍的外來文件和資料的管理

3、職責

⑴經理辦公室負責組織貫徹實施本制度

⑵經理辦公室綜合檔案室負責公司項目掛你文件的收發，文件和資料的貯存和管理

⑶各職能部門負責職責范圍內支持性文件和資料以及作業指導書的編制、發放、更改的控制和管理

⑷項目經理部負責對接收的文件、資料和施工過程中形成記錄的控制和管理

4、文件資料的編制與審批

⑴各職能部門按項目管理職責編制相應文件

⑵文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍黑墨水，字跡清楚

⑶文件底稿應保留，并附在一份印制的文件后面由經理辦公室綜合檔案室存檔備查

⑷項目管理職能部門編制的支持性文件，由職能部門領導審批，必要時，由公司主管領導審批。納入公司項目管理體系支持性文件范圍的國家法律以及上級部門頒發的有關管理辦法、文件等，唷各職能部門領導確定

⑸文件和資料內容需進行更改，由制定該文件的部門負責實施。文件和資料經多次或大面積內容更改后，要重新印制

⑹文件和資料更改的審批由原審批部門或人員進行。若指定其他部門或人員審批時，該部門或人員要獲得原審批部門或人員所依據的有關背景資料。禁止未經授權和批準的任意更改

⑺文件更改時，與更改文件有關的其他文件的相關內容必須同時修改，以保證相關文件的有效性

⑻各職能部門編制〈文件修改記錄〉，記錄文件的修改情況

⑼對項目管理體系有效運行起重要作用的各個工作場所，都得使用相應文件的有效版本，及時撤出作廢文件

5、文件資料登記、發放和回收

1）文件和資料登記

項目管理職能部門、項目經理部的資料員按文件編號、文件名稱等項目，填寫〈受控文件清單〉。項目經理部與業主、設計單位、監理單位之間涉及工程項目的來往函件也要進行登記，按本單位實際情況對文件、資料分門別類進行登記

2）文件的收發

⑴文件餓發放范圍，由該文件的批準人決定。資料員按規定發放，收文人員必須在〈發放回收登記表〉上簽字，以便備查

⑵項目經理部需要分發的文件和資料，如目標、指標及管理方案等，由主管領導確定發放范圍，資料員負責發放，并填寫〈發放回收登記表〉

⑶各職能部門下發的支持性文件應及時通知公司經理辦公室綜合檔案室

3）文件資料的回收

⑴資料員對被替代或作廢、失效文件和資料，按發放范圍及時回收，并在〈發放回收登記表〉上注明回收日期

⑵資料員對調離本單位人員領取的文件和資料予以回收

⑶項目經理部解體時，各職能部門對其領用的文件和資料予以回收

6、文件和資料的存檔

⑴項目管理職能部門和項目經理部的資料員每半年檢查一次在用文件和資料的有效性，并將檢查結果報送公司經理辦公室綜合檔案室

⑵作為資料留存的作廢文件和資料，由資料員將其及時交回公司經理辦公室綜合檔案室，并在登記此文件的相關表格上標識出“該文件作廢”字樣。該文件由發放部門銷毀

⑶經理辦公室綜合檔案室保管體系管理文件和職能部門移交的全部文件和資料

⑷綜合檔案室于次年一季度前收回替代或作廢、失效的管理文件。填寫〈文件銷毀（留用）申請表〉，報部門領導批準后統一銷毀。

附表：

?????????????? 受控文件清單??????????????????????? 附表11-12

注：文件作廢或換版時，在備注欄中注明。