印章管理辦法

印章是公司經(jīng)營管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正 常經(jīng)營管理活動(dòng)的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展，為避免因印章管理不善給公司造 成不必要的經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)公司的利益，現(xiàn)根據(jù)XX汽車服務(wù)股份公司印章管理辦法，結(jié) 合公司實(shí)際，制定本辦法。
第一條 總則
1、本辦法適用于XXXX區(qū)域及其所屬各、參控股公司（以下簡稱各公司）。
2、XX區(qū)域總經(jīng)理授權(quán)XX區(qū)域XX部負(fù)責(zé)區(qū)域總部印章的刻制、發(fā)放、更換、回 收和銷毀工作；各管店總授權(quán)所轄店面XX部負(fù)責(zé)本店面印章的刻制、發(fā)放、更換、回收 和銷毀工作。
3、區(qū)域總部印章保管人由XX區(qū)域總經(jīng)理授權(quán)相關(guān)人員負(fù)責(zé)；各店面印章保管人由 管店總授權(quán)相關(guān)人員負(fù)責(zé)。
4、任何違反本規(guī)定給公司造成損失的，予以XX和經(jīng)濟(jì)處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié) 嚴(yán)重的將追究其刑事責(zé)任，移送到相關(guān)機(jī)關(guān)處理。
第二條 印章的分類： 印章分為公章（即以公司名稱為內(nèi)容的印章）、合同專用章、部門專用章（人力資源
部章、XX部章等）、業(yè)務(wù)類專用章（公司驗(yàn)車專用章、維修保養(yǎng)專用章、保險(xiǎn)理賠專用 章等）、財(cái)務(wù)類印章（財(cái)務(wù)專用章、結(jié)算專用章、發(fā)票專用章）、私人印鑒（即用于銀行印 鑒等公司業(yè)務(wù)之需的董事長或執(zhí)行董事、法定代表人或個(gè)人簽名的印章）、其他非經(jīng)營組 織印章（包括工會(huì)印章以及以公司為發(fā)起人的民間社團(tuán)組織印章等）。
第三條 印章的刻制、登記備案與啟用
1、公司的下列印章必須在當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)存檔備案，并在當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)指定的印章公 司刻制：公章、合同章、財(cái)務(wù)專用章及發(fā)票專用章。發(fā)票專用章還必須在稅務(wù)機(jī)關(guān)備案。
2、各公司均不得刻制XX區(qū)域或其它任何公司的印章，并不得用于從事法律及公司 規(guī)定的經(jīng)營范圍之外的經(jīng)營活動(dòng)。
3、印章的刻制必須填寫《印章刻制申請(qǐng)單》(附件一)，并按《印章刻制審批流程》（附 件二）逐級(jí)履行 OA 審批手續(xù)后方可刻制。
4、印章刻制限制性事項(xiàng)：
（1）以上印章，原則上只允許刻制一枚．法定代表人章，同一區(qū)域只允許留存一枚， 由專人負(fù)責(zé)保管。
（2）除XX區(qū)域總部外，下屬各參、控股公司均不得刻制部門章。
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（3）各公司業(yè)務(wù)類專用章的刻制必須以某一專項(xiàng)業(yè)務(wù)為內(nèi)容，并不得使用公司注冊 全稱，印章的形狀不能使用正圓形和橢圓形。
（4）若需要刻制公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的私人印鑒必須有相應(yīng)報(bào)告，經(jīng)公司總經(jīng)理審批和本 人允許后方可刻制。
5、印章啟用時(shí)應(yīng)填寫《印章啟用授權(quán)審批單》（附件三）。 第四條 印章的更換：
公章的更換須報(bào)XX區(qū)域總經(jīng)理審批。財(cái)務(wù)印章的更換以及銀行預(yù)留印鑒的變更均須 報(bào)XX區(qū)域財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。
第五條 印章的保管
1、各類印章的保管人和責(zé)任人：按照“誰保管，誰負(fù)責(zé)”的原則，印章管理員和印 章所在部門的負(fù)責(zé)人均為印章責(zé)任人。同時(shí)，印章的保管實(shí)行各公司總經(jīng)理總負(fù)責(zé)制，各 公司總經(jīng)理為印章保管的第一責(zé)任人。
2、印章管理部門和印章管理員的職責(zé)：
（1）保證印章的安全：印章管理員必須妥善保管印章，存放在保險(xiǎn)柜中，未經(jīng)批準(zhǔn)， 印章管理員不得任意委托他人代行職權(quán)，如有遺失，必須及時(shí)逐級(jí)報(bào)告公司負(fù)責(zé)人，并及 時(shí)登報(bào)作廢，如有必要要及時(shí)通知利益關(guān)系人。
（2）監(jiān)督審核：負(fù)責(zé)監(jiān)督某一類印章的使用和管理，負(fù)責(zé)用章申請(qǐng)單填寫的監(jiān)督、 領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限的審核以及其他相關(guān)資料的審核。
（3）印章保管人需存留蓋章后的重要文件復(fù)印件，以備查考。
（4）印章保管人變更時(shí)（如遇離職、調(diào)離等情況），將由XX區(qū)域總經(jīng)理授權(quán)的有關(guān) 人員重新指定保管人，原保管人應(yīng)填寫《印章保管移交單》（附件四）并做好印章的移交 手續(xù)，原保管人應(yīng)將印鑒、用印記錄完整歸檔移交，并指導(dǎo)新保管人學(xué)習(xí)印章管理辦法及 相關(guān)業(yè)務(wù)工作。移交期間移交雙方因違反印章管理辦法所出現(xiàn)的隱埋風(fēng)險(xiǎn)由移交雙方承擔(dān)。
（5）印章保管人以及檔案人員不能以任何形式向無關(guān)人員提供用印后的文件信息， 非經(jīng)辦人員查閱用印記錄需經(jīng)過逐級(jí)審批。
（6）為保證該管理辦法的有效實(shí)施，每位印章的保管人員和相關(guān)責(zé)任人都必需與公 司簽訂《印章管理責(zé)任書》（附件五）以示其明白自己的上述責(zé)任。
3、用印登記、印模檔案、印鑒使用起始記錄、印鑒移交記錄及印鑒保管人的檔案存 放期不低于十年。
第六條 印章的使用
1、各類印章的使用必須嚴(yán)格控制在規(guī)定的使用范圍之內(nèi)，并按相應(yīng)的審批權(quán)限進(jìn)行 審批后方能用印。具體范圍和審批權(quán)限詳見附件六《XX區(qū)域及各公司：各類印章的使用

范圍和審批權(quán)限》。
2、印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)事先走 OA 申請(qǐng)， 并填寫《印章外出使用申請(qǐng)單》（附件七），如需帶公章或合同章外出,XX區(qū)域總部須經(jīng) 公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后（各公司須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)），封閉印章，并由兩人以上共同攜帶使用。 如需帶財(cái)務(wù)印章外出，須經(jīng)XX區(qū)域財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，封閉印章（使用后即時(shí)封閉印章）， 并由財(cái)務(wù)兩人以上共同攜帶使用。
3、使用公章和合同章，需提交 OA 印章使用申請(qǐng)，并注明用印頁數(shù)、份數(shù)、次數(shù)，同 時(shí)添加需蓋章文件的附件，若審批人外出并無法批閱 OA，可以以電話、郵件、傳真形式審 批，以電話審批的，需注明接聽或拔出號(hào)碼以及時(shí)間，以郵件、傳真方式批準(zhǔn)的需要將郵 件打印或傳真件復(fù)印存檔。待審批人批示完成后，打印存檔。
4、財(cái)務(wù)部常規(guī)資金支付使用銀行預(yù)留印鑒，需辦理相關(guān)業(yè)務(wù)審批流程后使用；業(yè)務(wù) 部門用印，以獲批單據(jù)為用印依據(jù)。以上均無須另行簽批。
5、需蓋公章的文件如涉及數(shù)額巨大的或者對(duì)公司經(jīng)營產(chǎn)生重大影響的，必須事先經(jīng) 公司法律顧問審閱，由XX區(qū)域財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理根據(jù)審批權(quán)限審核，超出審批權(quán)限的， 需要上報(bào)XX汽車股份公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
6、嚴(yán)禁在空白文件或紙張上用印，若確因工作需要，必須在《印章使用審批表》上 說明用途及份數(shù)，并必須得到XX區(qū)域總經(jīng)理批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)章必須得到XX區(qū)域財(cái)務(wù)總監(jiān)的 批準(zhǔn)。如已使用的，必須復(fù)印備案，未使用的空白文件，必須交回公司。
7、用印文件需存留復(fù)印件，并附 OA 審批單之后，印章保管人需妥善保管，以便核查。
（公司各種證照復(fù)印件、財(cái)務(wù)報(bào)表復(fù)印件、審計(jì)報(bào)告復(fù)印件、驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件、章程及歷 次修正案復(fù)印件等常規(guī)性可備查的文件用印后無需留存復(fù)印件。）
8、OA 審批結(jié)束且已蓋章后錄入《印章使用審批表數(shù)據(jù)庫》（附件九），方便查找。
9、任何人員必須嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得 擅自使用。
第七條 印章的作廢和銷毀 印章如需作廢，申請(qǐng)人參照印章刻制流程填寫《印章銷毀審批單》（附件十），履行完
審批手續(xù)之后交由XX區(qū)域XX部統(tǒng)一銷毀，并作好銷毀記錄。如需通過公安機(jī)關(guān)進(jìn)行銷 毀的，按公安機(jī)關(guān)印章報(bào)廢流程進(jìn)行。印章作廢后即不能繼續(xù)使用，如因特殊情況使用， 必須經(jīng)XX區(qū)域總經(jīng)理書面批準(zhǔn)，并做好登記備案。
第八條 罰則
1、違反本管理辦法，未對(duì)公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失及不良社會(huì)影響的，將對(duì)相關(guān)責(zé)任 人給予罰款處罰：
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（1）用印登記信息不全的分別給予保管人及主管領(lǐng)導(dǎo) 100 元/次罰款處罰。
（2）因保管人管理不善，造成非印章保管人私自加蓋印章、印章丟失、印章?lián)p毀的， 對(duì)印章保管人、主管領(lǐng)導(dǎo)分別處以 1000-3000 元罰款； 對(duì)非印章保管人員私自加蓋印章 者給予 5000 元罰款處罰。
（3）未經(jīng)審批或?qū)徟鞒躺形唇Y(jié)束，擅自用印的，對(duì)印章保管人及主管領(lǐng)導(dǎo)分別處 以 3000-5000 元罰款處罰；
（4）未經(jīng)審批私自刻制印章的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人及主管領(lǐng)導(dǎo)分別處以 3000-5000 元罰 款。
（5）對(duì)于其他違法本管理辦法的行為，公司有權(quán)對(duì)相關(guān)責(zé)任人處以 100-5000 元的罰 款。
除上述處罰外，公司有權(quán)對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行職位調(diào)整或解除勞動(dòng)合同。
2、違反本管理辦法對(duì)公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失及不良社會(huì)影響的，除以上處罰外，將 由相關(guān)責(zé)任人對(duì)公司的損失予以賠償；情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，公司將追究其法律責(zé)任。
第九條 本制度于 2012 年 10 月 1 日開始實(shí)施。同時(shí) 2009 年 12 月 1 日發(fā)布的 HA-08-043《印章管理制度》及原山東區(qū)域相關(guān)管理制度廢止。新辦法由XX大區(qū)XX負(fù) 責(zé)解釋。