1 范圍
本制度適用公司檔案室檔案存放、保管的安全管理工作。
2?? 目的
為加強公司檔案室安全管理，確保檔案存放安全，更好的為公司生產經營工作提供服務，制定本制度。
3? 各級人員安全工作職責
3.1? 分管檔案工作領導職責
3.1.1? 組織開展宣傳教育活動，貫徹執行《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策。
3.1.2? 加強對檔案工作的領導，在檔案室安全方面，從人力、財力、物力上給予支持；及時解決工作中的重大問題和困難，逐步改善工作條件，使檔案工作與公司整體工作協調發展。
3.2? 檔案管理部門負責人職責
3.2.1? 組織本部門人員學習檔案法規，執行檔案工作規章制度，把檔案工作列入本部門的工作計劃。
3.2.2? 對檔案室安全工作進行監督、指導、檢查工作，保證檔案室安全。
3.3? 檔案室主任工作職責
3.3.1? 貫徹執行國家檔案工作的法律、法規和規章制度，負責建立公司檔案工作規章制度。
3.3.2? 具體負責檔案室安全管理，根據檔案室安全管理工作需求，逐級向領導提出改進工作和改善條件的意見和建議。
3.4? 專職檔案管理人員職責
3.4.1? 負責集中統一管理公司文書、業務、會計、基建、設備、聲像、統計等檔案，編制檢索工具，并提供利用服務。
3.4.2? 負責做好檔案資料收集、整理、保管、統計、鑒定、銷毀、催還和移交等工作。
3.4.3? 切實加強檔案的保護，做好“八防”工作，保障檔案的完整與安全。
3.4.4? 認真執行國家、行業、公司有關保密制度。
3.4.5? 積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。
3.5? 檔案鑒定工作領導小組職責
3.5.1? 貫徹執行《檔案法》及黨和國家有關檔案工作的各項方針、政策。
3.5.2? 按照公司各類檔案保管期限要求，根據檔案管理人員提出的申請，確定檔案資料的重要程度，及時組織有關人員對檔案資料進行鑒定，確定是否銷毀。指定2名以上人員實施檔案資料銷毀，并督促、檢查制度履行情況。
3.5.3? 不斷提高小組成員本崗位業務技能，了解熟悉檔案工作有關要求，增強甄別能力。
3.5.4? 認真貫徹執行黨和國家的保密制度，確保檔案的安全和保密。
4? 檔案管理
4.1? 文件材料歸檔制度
4.1.1? 根據《天昌公司文件材料歸檔范圍保管期限表》要求，各部門將承辦完畢的、具有查考利用價值的文件、材料（包括帳、表、憑證、基建、聲像等），按時收齊整理歸檔。各部門兼職檔案員負責具體收集、整理，部門負責人在檔案資料上交公司檔案室前進行把關。
4.1.2? 文件材料歸檔范圍：公司內部形成的文件、材料和上級下發的所有有關行業方針、政策、規定和反映單位主要職能活動的文件、材料、聲像等。
4.1.3? 歸檔時間：按照歸檔規范要求，每年3月底前，綜合檔案室對各部門上交的檔案資料整理后及時歸檔。
4.1.4? 綜合檔案室協助各部門做好專業、科技、聲像等檔案的歸檔工作，并辦理接收手續，統一歸檔。
4.1.5? 綜合檔案室在完成歸檔的同時，切實做好各種資料、書刊、報紙的收集整理裝訂工作。
4.2? 檔案收集制度
4.2.1? 綜合檔案室對公司文件材料的形成、積累、整理、歸檔進行業務指導，督促檢查。
4.2.2? 各部門兼職檔案員負責收集反映本部門業務工作情況的各種數據、報表、記錄等資料，于年度結束后三個月內將全部文件材料分門類整理好并形成目錄，交綜合檔案室歸檔保存。
4.2.3? 具體實施部門負責公司重大活動、重要會議材料的收集工作。
4.2.4? 公司內部形成的設備（儀器）材料，由檔案員參加開箱時直接收集歸檔；本公司形成的基建檔案，由檔案員在參加“基建工程竣工驗收會”時隨時收集歸檔。
4.2.5? 公司內部形成的各種聲像材料，上級機關頒發的獎牌、獎杯及各種榮譽證書，由綜合檔案室隨時收集歸檔。
4.3? 檔案保管制度
4.3.1? 檔案保管要貫徹“以防為主，防治結合”的原則。要有適宜保存檔案的庫房和切實可行的檔案“八防”（防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲蛀、防鼠咬）措施。
4.3.2? 檔案室內嚴禁吸煙和放置易燃易爆危險品以及對檔案保護不利的其它物品，做到專室專用。
4.3.3? 檔案保管人員要提高警惕，增強保密觀念，出入檔案室要注意關門落鎖，下班前要將門窗、照明及其它設備全部關閉。
4.3.4? 保持檔案室內的清潔衛生，按時記錄檔案室內溫濕度，定期檢查，補充殺蟲滅菌藥物。
4.3.5? 對室藏檔案要定期進行檢查、核對、做到帳、物相符。對字跡褪變、損壞的檔案，應及時進行修補和復制。
4.4? 檔案安全保密制度
4.4.1? 檔案工作人員要認真執行《中華人民共和國保守國家秘密法》，嚴格遵守《保密守則》，切實保證檔案的安全管理。在調換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續，離職后對所了解的機密情況，不得泄露。?
4.4.2? 綜合檔案室是機要部門，非本室人員未經許可不得入內。
4.4.3? 未經批準，任何人不得將檔案帶出檔案室，檔案內容不得私自摘抄、復印和隨意傳播。
4.4.4? 檔案員要經常檢查庫房和檔案的安全，發現問題及時向領導報告，認真處理。
4.4.5? 凡查閱密級的檔案，應按劃密規定掌握使用，嚴格控制保密范圍。
4.4.6? 到期應銷毀的案卷、資料，按規定手續報經領導批準，由二人以上監銷處理。
4.5? 檔案借閱制度
4.5.1? 綜合檔案室應及時提供檔案資料的借閱利用，為黨和國家及公司生產經營工作服務。
4.5.2? 借閱檔案時，首先由借閱人認真填寫借閱檔案登記簿，根據重要程度報請不同級別領導批準后方可借閱。借閱后應按時歸還，逾期者續辦手續，否則予以收回。
4.5.3? 借閱檔案者，只能查閱指定的檔案材料，不準翻閱其它文件。
4.5.4? 借閱者要珍惜、愛護檔案，不準涂改、拆卷、污損、撕抽頁、勾劃等。
4.5.5? 借閱者要自覺遵守制度，違者要追究責任。
4.6? 檔案庫房管理制度
4.6.1? 按規定將檔案分類排放、排列整齊。
4.6.2? 保持庫房清潔、干燥和衛生，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等工作。
4.6.3? 庫房內禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險物品。經常檢查庫房消防器材。
4.6.4? 非經允許，外人不得隨便進入庫房。
4.6.5? 管理人員做到人走關閉門窗，妥善保管庫房鑰匙，確保庫房安全。
4.6.6? 檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料和保管情況定期進行檢查核對，作到帳物相符。對已破損和字跡褪色的檔案，應及時修復和復制。
4.6.7? 有庫房溫濕度記錄，掌握溫濕度變化情況，進行分析，制定管理計劃。檔案庫房的溫度應控制在14度-24度，相對濕度應控制在45%-60%。
4.6.8? 未經批準，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳、要嚴格遵守保密制度。
4.6.9? 切實做好平時防范工作，做到人離燈滅，消除火災隱患，保證檔案安全。
4.6.10? 庫房由專人管理，借閱室與庫房分開。
4.7? 檔案鑒定銷毀制度
4.7.1? 檔案鑒定工作，就是甄別和鑒定檔案的價值，并根據它們的不同價值確定不同的保管期限，以便把需要長久保存的檔案，妥善地保存起來，準確地剔除無價值的檔案材料。
4.7.2? 根據上級檔案部門的指導性文件及公司檔案歸檔范圍和保管期限表的規定，對檔案進行定期鑒定，堅持實事求是的原則，從實際出發，正確判定檔案價值。
4.7.3? 進行檔案鑒定時，公司檔案鑒定領導小組具體安排，綜合檔案室和有關業務部門組成鑒定小組共同進行。采取直接鑒定的方法，一件一件地審查文件，準確地進行分析，判定其價值，要以卷內最重要的文件價值來確定該卷的保管期限。
4.7.4? 檔案的銷毀。各部門收到的各級來文，都無權自行銷毀，必須按照規定送交檔案室，經鑒定后，統一銷毀。
4.7.5? 檔案經公司檔案鑒定領導小組鑒定后，組成檔案銷毀小組，負責檔案的銷毀工作。
4.7.6? 對超過保管期限或確無保存價值的文件經過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀登記簿，經公司領導批準后，方可銷毀。
4.7.7? 銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監銷，監銷人員必須在銷毀登記簿上簽名，并注明銷毀方式和日期。
4.7.8? 銷毀檔案登記簿要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
4.8電子文件 電子檔案管理制度
4.8.1? 凡公司業務活動中所形成能夠反映公司主要職能和歷史面貌，具有保存價值的電子文件、電子檔案，均應收集、整理、移交綜合檔案室。
4.8.2? 各部門兼職檔案員，應及時收集平時部門產生的電子文件材料，并保持電子文件之間的歷史聯系，做到齊全完整。
4.8.3? 各部門將已收集完整的電子文件材料按要求進行整理、分類，轉成其它保管期限較長的載體（光盤、磁盤等）。
4.8.4? 對已形成的電子文件必須標明載體信息的內容、運行工作環境，相關支持軟件、其他說明等一同歸檔，并做好電子檔案的登記、檢索工具。
4.8.5? 每年3月底以前各部門向檔案室移交上年度的電子檔案。
4.8.6? 對已歸檔的電子檔案有效性保證：每滿一年，對電子檔案讀取處理有關的設備更新情況進行一次檢查登記，確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少于3年。
4.8.7? 定期檢驗結果應填入電子檔案管理登記表。
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