1、編制目的
本工作指導書規定項目資料管理員工作職責、內容，涉及的體系文件、表格，應保存的資料和應熟悉的法律、法規和制度。
2、工作職責
（1） 嚴格執行國家有關工程檔案管理的方針、政策、法律、法規、規范和規程。
（2）負責工程技術資料收發、保管、整理、歸檔，完善借閱手續。
（3）資料的收集、整理與工程同步，做到及時、準確、規范、齊全。
（4）按規定對資料進行分類，建立健全各項資料管理臺帳。
（5）建立“國標”、“部標”、“地標”等臺帳，做到“標準”使用的有效性，及時對作廢標準做出標識，以防錯誤使用標準。
（6）做好資料的保密工作。
3、工作內容
（1）根據工程需要，對規范、規程、工法、標準、工程竣工資料相關表格的購買、保管和發放進行管理，保證文件、資料的有效性，對廢止文件、資料加以標識。
（2）竣工資料的編制人員分工：
○1綜合文件、竣工圖由項目技術負責人負責編制；
○2施工質量驗收文件由項目質量檢查員負責編制；
○3材料及設備質量證明、檢驗報告由材料員、試驗員、設備部門提供；
○4施工記錄、隱蔽記錄由專業施工員負責編制；
○5 竣工資料的收集、分類、匯總、整理、裝訂由項目資料管理員負責；
○6其他資料按相應職責進行分工。
（3）相關人員將完成的資料統一歸檔到項目資料管理員處，資料管理員應定期對資料進行收集、整理，并對收到的資料進行檢查，保證資料及時、準確、規范、齊全，與工程同步。
（4）按規定對資料進行分類，建立健全各項資料管理臺帳。
（5）對分包單位的資料管理：資料的收集、整理實行各分包單位歸口管理，工程未完工前，暫由各分包單位整理，定期交總包單位保存，檔案驗收時分承包單位協助總承包單位收集、匯總，并及時向建設單位移交。
（6）工程旌工過程中，項目資料管理員應請城建檔案管理機構對工程文件的編制、立卷、歸檔工作進行監督、檢查、指導。
（7）工程竣工后，應及時將竣工資料進行整理匯總，按照《建設工程文件歸檔整理規范》裝訂成冊。在組織工程竣工驗收前，應提請當地的城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收，未取得工程檔案認可文件，不得組織工程竣工驗收。
（8）竣工資料共形成三套，在工程竣工驗收3個月內，將合格的工程竣工資料移交兩套給建設單位，一套由建設單位保存，另一套由建設單位給移交給城建檔案館，施工單位自存一套。
（9）完成領導臨時交辦的任務。
4、與本崗位關聯的QEHS體系文件
（1）CCF.CX.01-2004《文件管理程序》。按要求做好文件和資料的受控范圍、發放、標識等管理控制工作。
（2） CCF.CX.02-2004《記錄管理程序》。按要求做好記錄的分類、填寫、收集、貯存和防護等控制管理。
（3）CCF.CX.08-2004《信息傳遞與溝通管理程序》。按要求做好內外部信息的傳遞與溝通。
（4）CCF.CX.16-2004《環境運行控制程序》。按要求對生產、生活、辦公區域的環境運行實施監督和管理。
（5）CCF.CX.17-2004《職業健康安全運行控制程序》。按要求對生產、生活、辦公區域的職業健康安全運行進行監督和管理。
（6） CCF.CX.19-2004《突發性事故或事件應急準備和響應控制程序》。按要求做好應急救援預案和應急演練。
（7）CCF.CX.21-2004《環境污染與破壞事故報告、調查及處理程序》。按要求對環境污染與破壞事故進行原因分析和調查處理，并制定有效的糾正預防措施，防止事故的再次發生。CCF.CX.22-2004《職業健康與安全事故報告、調查及處理程序》。按要求對職業健康與安全事故進行原因分析和調查處理，并制定有效的糾正預防措施，防止事故的再次發生。
（8）CCF.CX.24-2004《數據收集與分析管理程序》。按要求收集、統計和分析相關數據和信息。
5、職責、體系中涉及的表格
（1）收發文記錄
（2）文件資料借閱臺帳
（3）工程資料用表領用臺帳
（4）工程資料目錄
（5）外來有效標準規范目錄
（6）會議記錄
（7）其他相關資料
6、需保存的資料
（1）工程竣工技術文件
（2）國家(地方、企業)標準、規范、規程
（3）收發文記錄
（4）文件資料借閱臺帳
（5）工程資料用表領用臺帳
（6）工程資料目錄
（7）外來有效標準規范目錄
（8）會議記錄
（9）其他相關資料
7、本崗位應熟悉以下法律、法規和制度
（1）《中華人民共和國檔案法》
（2）《建設工程文件歸檔整理規范GB/T50328-2001》
（3）工程合同
（4）工程所在地地方政府法規和要求
